Jest dużo żargonu wokół terminu "archiwizacja" i możesz pomyśleć, co to właściwie jest? W rzeczywistości jest to termin, którego pracodawcy i firmy nie tylko powinni być świadomi, ale który w pełni rozumieją. Podsumowując, archiwizacja jest ważnym procesem zarządzania dokumentacją i wiemy, jak cenne może być dobrze zorganizowane podejście dla Twojej firmy. Zapraszamy więc do zapoznania się z tym przydatnym przewodnikiem, aby dowiedzieć się więcej na temat archiwizacji i dowiedzieć się, dlaczego należy się nią zajmować.

Po pierwsze, co to jest archiwizacja? Search Data Backup definiuje proces archiwizacji jako "przeniesienie danych, które nie są już aktywnie wykorzystywane do oddzielnego urządzenia pamięci masowej w celu długoterminowego przechowywania". Ważne jest, aby pamiętać, że zarchiwizowane dane mogą być w każdej chwili ponownie aktywne. Jest to ogromna korzyść dla firm, które mogą dzięki temu w krótkim czasie odzyskać wszelkie niezbędne informacje. 

Dlaczego miałbyś archiwizować swoje akta? Ponieważ dane stale rosną, archiwizacja danych staje się ważniejsza niż kiedykolwiek. Jeśli chcą Państwo zaoszczędzić czas i pieniądze firmy, konieczna jest skuteczna strategia archiwizowania. Oprócz tego, że archiwizacja właściwych danych może zaoszczędzić Państwa firmie ogromną ilość czasu i pieniędzy. W przeszłości wiele firm przechowywało wszystkie swoje dane w swoim systemie "primary storage", ponieważ obawiały się, że ich informacje mogą zostać zgubione lub zagubione podczas archiwizacji. Niektórzy pracodawcy nie rozumieli również, co jest związane z procesem archiwizacji danych, dlatego też bardzo się wahali. Dziś staje się coraz bardziej oczywiste, że skuteczna strategia archiwizacji jest kluczowa dla firm, które mają do czynienia z dużymi ilościami danych. Na przykład mogą one w efekcie stracić informacje. Mając skuteczną strategię, organizacje mogą z łatwością wyszukiwać, uzyskiwać dostęp i utrzymywać dane, które są istotne i stanowią wartość dodaną dla przedsiębiorstwa. Poza tym, Twoja firma może również zaoszczędzić pieniądze na drogiej podstawowej pamięci masowej. Nie tylko ograniczysz ilość danych w głównej pamięci masowej, ale także poprawisz ogólną wydajność tworzenia kopii zapasowych. Dzięki temu możesz efektywniej zarządzać swoim czasem i zajmować się dokumentami, do których musisz mieć regularny dostęp. 

Więc teraz wiesz, co to jest archiwizacja i dlaczego powinieneś to zrobić; ale co jest związane z procesem archiwizacji? Kiedy archiwizujesz pliki, są one przechowywane i zarządzane w optymalnych warunkach, aby zminimalizować ryzyko związane z procesem, a także aby zapewnić, że pliki są zawsze chronione. Podobnie, skanowanie na żądanie i usługi skanowania zwrotnego, jak również tradycyjne przechowywanie i odzyskiwanie dokumentów, dystrybucja skanowania zwrotnego oznacza, że możesz mieć dostęp do swoich plików gdziekolwiek jesteś, kiedykolwiek ich potrzebujesz - szybszy, tańszy i bardziej ekologiczny dostęp do danych firmy.