Bez względu na to, z jak dużą firmą mamy do czynienia, z pewnością posiada ona dokumenty charakteryzujące się tym, że dostęp do nich posiada jedynie wąska grupa osób posiadających odpowiednie uprawnienia. Dokumentami takimi są choćby akta pracowników oraz dokumenty, w których opisano strategiczne działania przedsiębiorstwa. Podobny status mają listy płac oraz różnego rodzaju umowy. Wszystkie łączy to, że wymagają właściwego zabezpieczenia, gdy są przechowywane oraz zniszczenia w odpowiedni sposób, gdy nie są już potrzebne.
Jak chronić przetwarzane dane?
Pracodawca ma obowiązek nie tylko przechowywania danych swoich pracowników, ale również troszczenia się o to, aby dane te były bezpieczne. Nie wolno udostępniać ich osobom, które nie mają odpowiednich uprawnień, nie jest też wskazane przetwarzanie ich w sposób niezgodny z ustawą. Zapewnienie im właściwej ochrony jest możliwe między innymi dlatego, że z pomocą przychodzą odpowiednie sprzęty i akcesoria. Tu na pierwszy plan wysuwają się teczki i segregatory i to właśnie one pozwalają na odpowiednią segregację i zabezpieczenie dokumentów bez względu na to, czy są one przechowywane w szafkach, czy też w sejfie.
Kto ma dostęp do dokumentów?
Gdy mamy do czynienia z teczkami z aktami osobowymi osób właśnie zatrudnionych w firmie, przepisy zezwalają na przechowywanie ich w zamkniętej szafce. Takie rozwiązanie jest cenione ze względu na swoją wygodę, w każdej chwili możemy bowiem liczyć na łatwy dostęp do akt. Sytuacja komplikuje się wtedy, gdy mamy do czynienia z pracownikami, którzy już zakończyli współpracę z firmą. W takim przypadku akta muszą trafić do sejfu. Będą tam bardziej bezpieczne, a jednocześnie nadal będzie można z nich korzystać choćby wtedy, gdy ZUS poprosi o ich udostępnienie. Jeśli zależy nam na przetwarzaniu danych osobowych w prawidłowy sposób, powinniśmy zaopatrzyć się także w specjalne koperty. Nie możemy przecież zapominać o tym, że o bezpieczeństwie powinniśmy mówić nie tylko w kontekście przechowywania, ale i przenoszenia dokumentów. Dla kopert tych charakterystyczne jest to, że można usuwając je tylko w jeden sposób – usuwając posiadane przez nie zabezpieczenia.
Wszystkie dokumenty powinny być przechowywane tak, aby problemem nie okazało się znalezienie tego najbardziej właściwego, gdy zajdzie taka potrzeba. Tak w szafie, jak i w sejfie można więc korzystać zarówno z kolorowych teczek przeznaczonych do gromadzenia akt osobowych, jak i z segregatorów. Aby korzystanie z teczek było jeszcze łatwiejsze, każdy dział często posiada kolor przypisany jedynie sobie. Segregator to z kolei gwarancja tego, że nie dojdzie do zniszczenia wpiętych do niego dokumentów, a do tego, nie pojawi się ryzyko ich wymieszania się. Zaletą przechowywania akt w taki sposób jest również to, że zawartość może być chroniona przed przypadkowym spojrzenie osoby, która nie jest do tego upoważniona.
Jeśli dokumenty z danymi osobowymi trafiają do sejfu, dodatkowo należy je zabezpieczyć przez zniszczeniem. Muszą być też odpowiednio posegregowane w jak najbardziej czytelny sposób.
