Niszczarka Rexel Momentum X312-SL Slimline P3 394,93 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka Rexel Momentum S206 P2 163,0 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka HSM shredstar X5 ścinek 4,5×30 mm biała 321,03 PLN Dodaj do koszyka

Niszczenie dokumentów nie jest zadaniem nowym. Zyskało jednak na znaczeniu w ostatnim czasie, gdy okazało się, że dane osobowe doczekały się szczególnej ochrony. Najwyższy więc czas, aby rozprawić się z mitami, jakie krążą na jego temat.

Mit pierwszy – jeśli dokumenty zawierają dane osobowe, możemy je zniszczyć w dowolnym momencie

Przepisy RODO są wyjątkowo precyzyjne, znajdują się więc wśród nich także regulacje odnoszące się do przechowywania dokumentów. Wynika z nich, że każdy przedsiębiorca powinien przechowywać te, które posiadają w swojej treści dane osobowe tak długo, jak jest to konieczne. Dopiero potem dokumenty te mogą zostać zniszczone, a i w tym zakresie obowiązują pewne restrykcje. Proces ten musi być dokonany w sposób uniemożliwiający odtworzenie treści wspomnianych danych. Z wyprzedzeniem warto więc zastanowić się nad tym, jak utylizować dane osobowe. Czasem okazuje się, że samodzielne działania nie są na tyle efektywne, aby nie zastanowić się nad powierzeniem ich jednemu z wyspecjalizowanych podmiotów świadczących tego rodzaju usługi.

Mit drugi – wszystkie materiały mogą znajdować się na naszym biurku

Ustawa o ochronie danych osobowych osób fizycznych jasno informuje nas o tym, że nie ma mowy o pozostawianiu dokumentów w dowolnym miejscu tylko dlatego, że tak właśnie jest nam wygodnie. Najlepsza opcją wydaje się w tym kontekście przechowywanie wspomnianych dokumentów w szaflach zamkniętych na klucz tak, aby ograniczyć ryzyko trafienia wrażliwych danych w niewłaściwe ręce. Jeśli wiemy, że mamy do czynienia z dokumentami przeznaczonymi do utylizacji, powinniśmy zastanowić się nad tym, czy nie umieścić ich w specjalnym pojemniku. Ułatwi to czy to samodzielne ich niszczenie, czy to przekazanie ich firmie, której chcemy zlecić realizację tego zadania.

Mit trzeci – sami możemy zniszczyć każdy dokument

Nie ma przepisów, które odbierałyby nam prawo do podejmowania prób samodzielnego zniszczenia każdego dokumentu, nie wiadomo jednak, jaki byłby tego skutek. Niszcząc dane musimy mieć na uwadze nie tylko to, że istnieje norma DIN 66399, której musimy przestrzegać, ale i to, że lekceważenie jej znaczenia może mieć dla nas poważne konsekwencje – także te o charakterze finansowym. Konieczne jest więc dbanie o to, aby ścinki jakie powstaną w procesie niszczenia dokumentu charakteryzowały się konkretnymi wymiarami. Restrykcje dotyczą także tych odpadów, które powstają w konsekwencji utylizacji nośników danych. W rezultacie – najlepszą opcja wydaje się skorzystanie z pomocy profesjonalistów, którzy są w stanie wziąć odpowiedzialność za proces niszczenia.

Mit czwarty – niszczarki różnią się przede wszystkim tym, że są w stanie zniszczyć jednocześnie różną ilość kartek

Liczba kartek niszczonych w tym samym czasie to ważny czynnik różnicujący kolejne niszczarki biurowe. Nie wolno jednak zapominać o tym, że jest on zaledwie jednym z kilku, które powinniśmy brać pod uwagę. Tak naprawdę, kluczowe znaczenie ma przede wszystkim klasa poziomu zabezpieczeń.

Być może zainteresuje Cię...

Sejf z zamkiem elektronicznym X125ML MasterLock 1 105,77 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka HSM shredstar X10 ścinek 4,5×30 mm biała 520,29 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka dokumentów HSM shredstar S5 138,38 PLN Dodaj do koszyka