W miarę jak Twoja firma rozwija się z roku na rok, ilość danych i informacji, które musisz przechowywać, również rośnie. Niezależnie od tego, czy dane są przechowywane w formacie cyfrowym czy papierowym, nadejdzie moment, w którym część danych i informacji stanie się zbędna i nie będzie już potrzebna na co dzień. Jednak w przyszłości mogą być one nadal potrzebne, lub trzeba je zachować ze względów prawnych i zgodności z przepisami.  

Chcesz, aby Twoje istotne dane, które są wykorzystywane na co dzień, były łatwe do zarządzania i efektywnie przechowywane. Dobrym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przeniesienie danych, z których nie korzystasz już regularnie, do tańszej, ale bezpiecznej lokalizacji, a jednocześnie udostępnienie ich w łatwy sposób, jeśli są potrzebne w przyszłości. Korzyści płynące z cyfrowej archiwizacji danych Korzyści płynące z cyfrowego przechowywania zarchiwizowanych danych w bezpiecznym miejscu, gdzie są one prawidłowo indeksowane i porządkowane (i gdzie nie mogą być narażone na pożar lub uszkodzenie przez wodę): Poprawa wydajności obecnych systemów biznesowych i aplikacji Redukcja kosztów związanych z tworzeniem kopii zapasowych i modernizacją danych Udostępnienie cennej powierzchni w biurze i na serwerach  

Cyfrowe wyszukiwanie danych jest szybsze, tańsze i bardziej ekologiczne, ponieważ nie ma dostępu do informacji firmowych Zgodność z prawem i przepisami Nie ma utraty danych z powodu identyfikowalnych ścieżek audytu Dane są łatwo dostępne i łatwe do wyszukania Tylko upoważnione osoby mają dostęp do danych Istnieje wiele opcji, jeśli chodzi o przechowywanie danych cyfrowych, w tym dyski twarde, pamięci USB, taśmy DLT, taśmy DAT, CD Rom i DVD. Poszukaj firm zajmujących się pamięcią masową, które przechowują sprzęt w kontrolowanych warunkach środowiskowych. Co warto wziąć pod uwagę Dostępnych jest wiele rozwiązań w zakresie archiwizacji danych, zarówno w postaci cyfrowej, jak i fizycznej, i może zaistnieć potrzeba połączenia obu tych rozwiązań w rozwiązanie dostosowane do potrzeb klienta. Potrzebny jest dostawca, który dysponuje najnowocześniejszymi centrami zarządzania dokumentacją, posiadającymi całodobowy monitoring CCTV, rzetelne praktyki biznesowe i przejrzyste ceny. Niezależnie od sposobu przechowywania danych, chcesz znaleźć firmę zajmującą się ich przechowywaniem, która będzie w stanie szybko i dokładnie pobrać dane - niezależnie od tego, czy są to tylko pojedyncze pliki, czy całe archiwum. Jeśli potrzebujesz odzyskać plik papierowy, będziesz potrzebować firmy, która może dostarczyć go do Ciebie bezpiecznie i na czas.  

Dobry dostawca rozwiązań w zakresie archiwizacji będzie miał do dyspozycji kompletne rozwiązanie do śledzenia plików, które szybko zlokalizuje dokumenty, a także będzie mógł śledzić ich drogę od momentu pobrania do dostarczenia. W przypadku dokumentów, które muszą być przechowywane ze względów prawnych i zgodności z przepisami, bezpieczeństwo jest sprawą pierwszorzędnej wagi, ale należy również poszukiwać firm posiadających rozwiązania w zakresie głębokiego przechowywania, ponieważ dzięki temu ich przechowywanie będzie bardziej opłacalne. Firmy zajmujące się przechowywaniem archiwów chętnie doradzą Państwu w zakresie najlepszych praktyk, zasad zarządzania dokumentacją i zasad przechowywania.