Niszczarka Rexel Momentum X312-SL Slimline P3 394,93 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka Rexel Momentum S206 P2 163,0 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka HSM shredstar X5 ścinek 4,5×30 mm biała 321,03 PLN Dodaj do koszyka

Jedną z takich istotnych cech osobowościowych w ogłoszeniach o pracę dla asystentek będzie dyskrecja. Dyskretna osoba w sekretariacie to konieczność. Raczej trudno wyobrazić sobie pracę na takim stanowisku z osobą niedyskretną. Oprócz dyskrecji ważna będzie także umiejętność chronienia informacji w techniczny sposób. Znajdziecie tutaj informację o tym jak dbać o ochronę informacji w biurze. Będzie to poradnik nie tylko dla asystentki czy sekretarki, ale dla każdego.

Tajemnica przedsiębiorstwa

To specjalny termin, wprowadzoną ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Odnosi się do nieujawnionych do wiadomości publicznej informacji technicznych, technologicznych, handlowych, organizacyjnych firmy lub inne informacje, które maja wartość gospodarczą co do których firma podjęła decyzję, by działać w celu zachowania ich poufności. W świetle takiej definicji wiele dokumentów będzie warto chronić przed niepożądanym wzorkiem. Warto to zrobić przez dokumenty papierowe i ich odpowiednie przechowywanie. Jeśli macie jakieś papierowe dokumenty w sekretariacie trzeba będzie trzymać je w jednym miejscu, pod kluczem. Przydają się do tego szafy na dokumenty, regały, komody, szuflady. Zachować należy porządek w dokumentach papierowych, które będzie trzeba przechowywać według określonego porządku. Brane do ręki dokumenty zawsze odkładamy na miejsce. Jednak nie wszystko trzeba w wersji papierowej przechowywać. Przeglądamy dokumenty i jeśli jest taka możliwość skanujemy i niszczymy papierowe kopie. Jeśli dostajemy nowe dokumenty zastanawiamy się, czy w formie papierowej będą nam potrzebne. Jeśli tak to umieszczamy go zgodnie z przyjętym porządkiem, jeśli nie to go skanujemy i papierową kopię niszczymy.

Praca bieżąca

Jeśli ktoś pracuje wyłącznie z dokumentami to warto zwrócić uwagę na to, by niepożądane osoby nie widziały informacji na tych dokumentach. Dokumenty kładziemy tekstem do dołu, jeśli wychodzi się z pokoju zamykamy na klucz, albo wkładamy je do szuflady, którą będzie można ją zamknąć. Niszczenie Dokumentów papierowych nie wyrzucamy do kosza, używamy niszczarek, różne informacje mogą być bowiem cenne dla innych i wykorzystywane w niekorzystny dla firmy sposób, dlatego nawet zwykła faktura powinna być niszczona w odpowiednim do tego sprzęcie.

Dokumenty elektroniczne

Również wszystkie dokumenty w formie elektronicznej muszą być odpowiednio chronione. Hasłem nie może być imię i nazwisko. Nie zostawiamy hasła w dostępnym miejscu, nie może być także zapisane na kartce. Blokada komputera Zawsze jak odchodzi się od stanowiska pracy będzie trzeba blokować komputer. Ustawiamy także wygaszenie ekranu po kilku minutach, tak by jego otwarcie było możliwe wyłącznie po wpisaniu hasła. TO na wypadek, gdyby umknęło komuś zablokowanie komputera.

Przechowywanie

Odpowiedni porządek dotyczy również dokumentów papierowych jak i tych elektronicznych. Ważne dokumenty trzeba uporządkować, umieścić w odpowiednich folderach, bo ich digitalizowaniu zawsze należy od razu dać im nazwę i umieścić we właściwym miejscu.

Być może zainteresuje Cię...

Sejf z zamkiem elektronicznym X125ML MasterLock 1 105,77 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka HSM shredstar X10 ścinek 4,5×30 mm biała 520,29 PLN Dodaj do koszyka
Niszczarka dokumentów HSM shredstar S5 138,38 PLN Dodaj do koszyka